EXTERN PRIVACY- EN COOKIEBELEID

1 Inleiding

1.1 Dit Externe Privacy- en Cookiebeleid ("Beleid") wordt gebruikt door GiPACK, een merk van Coolgrey Company B.V. en aan haar gelieerde ondernemingen (hierna: "GiPACK"). GiPACK is statutair gevestigd te Eindhoven en kantoorhoudende te (5657EA) Luchthavenweg 81.123 Eindhoven Nederland, ingeschreven in het Handelsregister van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder registratienummer 17092891 en BTW nr NL804993294B01. GiPACK kan worden gecontacteerd via sales@gipack.com.

1.2 Enerzijds beoogt het Beleid uit te leggen waarom en hoe gegevens die natuurlijke personen identificeren of kunnen identificeren ("Persoonsgegevens") door GiPACK worden verwerkt. Tenzij anders aangegeven, is GiPACK de 'verwerkingsverantwoordelijke', zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("GDPR") voor de verwerking van Persoonsgegevens zoals beschreven in dit Beleid. Anderzijds is de Policy opgesteld om je te informeren over het gebruik van cookies op de website www.GiPACK.com (hierna: "Website") zoals onderhouden door GiPACK.

2 Deel I - Persoonlijke gegevens

2.1 GiPACK kan jouw Persoonsgegevens verwerken in de volgende situaties:

2.1.1 Je bent (in dienst van) een klant van GiPACK;
2.1.2 Je bent (in dienst van) een prospect van GiPACK;
2.1.3 Je bent (in dienst van) een distributeur van GiPACK;
2.1.4 Je bent (in dienst van) een leverancier van producten of diensten aan GiPACK;
2.1.5 Je bent een sollicitant van GiPACK;

2.2 De Persoonsgegevens die GiPACK verwerkt (onder andere om een Account aan te maken) omvatten:

2.2.1 Je voornaam en achternaam;
2.2.2 Je geslacht;
2.2.3 Uw bedrijfsnaam
2.2.4 Uw (zakelijke) adresgegevens;
2.2.5 Uw (zakelijke) e-mailadres;
2.2.6 Uw (bedrijfs)telefoonnummer;
2.2.7 Aanvullende Persoonsgegevens, afhankelijk van de aard van je relatie met GiPACK.

2.3 Naast deze Persoonsgegevens kunnen er andere situaties zijn waarin u verdere Persoonsgegevens aan ons verstrekt. Dit betreft de volgende categorieën Persoonsgegevens:

2.3.1 De Persoonsgegevens die je aan GiPACK verstrekt in het kader van het zakendoen met GiPACK, waaronder begrepen maar niet beperkt tot Persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een met GiPACK gesloten overeenkomst.
2.3.2 De Persoonsgegevens die GiPACK verkrijgt door jouw gebruik van onze Website, door contact met ons op te nemen of anderszins met ons te communiceren, al dan niet namens een bedrijf.

3 Bronnen

3.1 In beginsel verzamelt GiPACK Persoonsgegevens van jou.
Dit is niet zo in de volgende gevallen:

3.1.1 Indien GiPACK jouw Persoonsgegevens ontvangt van een klant, distributeur of leverancier die deze gegevens aan GiPACK doorgeeft. Dit stelt GiPACK in staat om haar verplichtingen uit hoofde van een overeenkomst met de betreffende klant, distributeur of leverancier na te komen;
3.1.2 Indien GiPACK Persoonsgegevens ontvangt van een andere organisatie.

4 Rechtsgronden

4.1 GiPACK verzamelt Persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

4.1.1 De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u, uw werkgever of klant partij is, of om op uw verzoek maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst;
4.1.2 Op basis van het gerechtvaardigd belang van GiPACK als commerciële organisatie om haar producten aan te bieden en personeel te werven, behalve als jouw belangen of grondrechten zwaarder wegen dan deze belangen;
4.1.3 Indien vereist, zal GiPACK jouw aanvullende toestemming vragen om jouw Persoonsgegevens te verwerken.

5 Doelen

5.1 GiPACK verwerkt Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

5.1.1 Om GiPACK in staat te stellen de overeenkomst met jou, je werkgever of klant uit te voeren. Dit omvat maar is niet beperkt tot het leveren van producten.
5.1.2 Om GiPACK in staat te stellen u te identificeren, met u te communiceren en producten op locatie aan u te leveren.
5.1.3 Om GiPACK in staat te stellen direct marketingactiviteiten uit te voeren, met inbegrip van maar niet beperkt tot het informeren over onze producten, evenementen en mogelijkheden om de effectiviteit van deze activiteiten te beoordelen;

5.2 Het verstrekken van de gevraagde Persoonsgegevens op grond van artikel 4.1.1 is een noodzakelijke voorwaarde voor het aangaan van een overeenkomst met GiPACK. Bij het niet verstrekken van deze gegevens is het mogelijk dat GiPACK haar verplichtingen uit hoofde van een lopende of toekomstige overeenkomst niet kan nakomen. Het verstrekken van de gevraagde Persoonsgegevens onder 4.1.2 en 4.1.3 is geen vereiste, of een noodzakelijke voorwaarde voor het aangaan van een overeenkomst met GiPACK. Door het niet verstrekken van deze gegevens kan GiPACK echter mogelijk niet aan haar verplichtingen voldoen.

6 Bewaren van gegevens

6.1 GiPACK bewaart verzamelde Persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze Persoonsgegevens oorspronkelijk zijn verkregen. Persoonsgegevens worden nooit langer bewaard dan de hieronder aangegeven termijnen, tenzij GiPACK wettelijk verplicht is deze Persoonsgegevens langer te bewaren (bijvoorbeeld voor fiscale doeleinden) en tenzij je toestemming hebt gegeven om deze Persoonsgegevens langer te bewaren.

6.2 De bewaartermijnen voor de volgende categorieën Persoonsgegevens zijn als volgt:

1. • Persoonsgegevens van (personen in dienst van) klanten en leveranciers: 5 jaar na beëindiging van de laatste overeenkomst met GiPACK;
   • Persoonsgegevens van (personen in dienst van) prospects: 5 jaar na het laatste contact met GiPACK;
   • Persoonsgegevens van sollicitanten: 4 weken na afloop van een sollicitatieprocedure, tenzij je ons toestemming hebt gegeven om deze Persoonsgegevens langer te bewaren. In dat geval bewaren wij de Persoonsgegevens tot maximaal 1 jaar na afloop van de sollicitatieprocedure;
   • Persoonsgegevens verstrekt via het contactformulier op onze Website of anderszins vrijwillig verstrekt aan GiPACK: 1 jaar na het laatste contact met jou.

7 Ontvangers en overdracht

7.1 GiPACK kan Persoonsgegevens doorgeven aan derden, zogenaamde 'ontvangers', indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de in dit Beleid genoemde doeleinden. De (categorieën van) mogelijke ontvangers van Persoonsgegevens zijn onder meer:

7.1.1 Onze (uiteindelijke) moedermaatschappij en andere aan GiPACK gelieerde ondernemingen;
7.1.2 Onze zakelijke relaties, klanten, (Cloud)leveranciers en opdrachtnemers, voor de uitvoering van een overeenkomst met GiPACK, of uit hoofde van onze normale zakelijke activiteiten met jou, jouw klant of werkgever;
7.1.3 Onze accountants, juridisch adviseurs, accountants en andere adviseurs;
7.1.4 Met betrekking tot onze Website: leveranciers van tools om het gebruik van onze Website te analyseren onder de voorwaarden die zijn opgenomen in ons cookiebeleid (zie hieronder);
7.1.5 Eventuele andere ontvangers waarmee je expliciet of impliciet instemt voor het uitvoeren van diensten door GiPACK aan jou, of het bedrijf waarvoor je werkt.

8 Potentiële ontvangers en overdrachten

8.1 Naast ontvangers als bedoeld in artikel 7, kan GiPACK in de volgende gevallen Persoonsgegevens openbaar maken of openbaren:

8.1.1 Indien GiPACK betrokken is bij de aankoop of verkoop van een bedrijf, in welk geval Persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan een potentiële koper, in welk geval de Persoonsgegevens zullen worden verstrekt in overeenstemming met dit Beleid;

8.1.2 Indien GiPACK Persoonsgegevens moet verstrekken op grond van een wettelijke verplichting, of ter uitvoering van het Beleid, de Algemene Voorwaarden of de overeenkomst met jou (of je werkgever of klant), ter bescherming van de rechten, eigendom en vrijheden van GiPACK of haar klanten, of anderen, dan zal GiPACK de vereiste actie ondernemen.

9 Internationale overdracht

9.1 GiPACK geeft in beginsel geen Persoonsgegevens door aan landen of internationale organisaties buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: "EER").

9.2 Indien GiPACK Persoonsgegevens doorgeeft aan een land of internationale onderneming buiten de EER, dan draagt GiPACK zorg voor passende waarborgen ter bescherming van de Persoonsgegevens.

10 Technische en organisatorische maatregelen (beveiliging)

10.1 GiPACK hecht veel waarde aan de bescherming van Persoonsgegevens en heeft passende maatregelen genomen en de nodige waarborgen geïmplementeerd. Deze maatregelen voldoen aan de vereisten onder de GDPR, en omvatten:

• Toegangsbeveiliging op basis van 'need to know'.
• Duidelijke interne regels met betrekking tot ICT-gebruik en steekproefsgewijze controles op de naleving ervan.
• Goede back-up- en herstelprocedure.
• Voldoende technische maatregelen zoals: firewalls, anti-virus & anti-malware software, beveiligde internetverbindingen, autorisaties en wachtwoorden.

• Versleutel gegevens en pseudonimiseer persoonlijke gegevens.
• Interne lekken van protocolgegevens.

11 Rechten

11.1 Afhankelijk van de situatie en onder bepaalde voorwaarden geeft de GDPR Betrokkenen de volgende rechten:

11.1.1 Het recht om toestemming te vragen om de Persoonsgegevens in te zien;

11.1.2 Het recht om rectificatie van de Persoonsgegevens te vragen;

11.1.3 Het recht om te verzoeken om verwijdering van Persoonsgegevens;

11.1.4 Het recht om te vragen de verwerking van gegevens te beperken;

11.1.5 Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking;

11.1.6 Het recht op gegevensoverdraagbaarheid;

11.1.7 Als de verwerking is gebaseerd op toestemming: het recht om de toestemming te allen tijde in te trekken zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking;

11.1.8 Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit zoals het College Bescherming Persoonsgegevens.

11.2 Om deze rechten te kunnen uitoefenen, kan GiPACK om specifieke aanvullende informatie vragen. Deze aanvullende gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de uitoefening van voornoemde rechten.

12 Vragen

12.1 Indien je vragen hebt over de verwerking van Persoonsgegevens door GiPACK en verzoeken met betrekking tot jouw Persoonsgegevens (zoals bedoeld in artikel 11), kun je contact opnemen met GiPACK via de gegevens vermeld in artikel 1.1 van dit Beleid.

13 Deel II - Cookiebeleid

13.1 Cookies zijn kleine gegevensbestanden die naar je browser worden gestuurd en worden opgeslagen op het apparaat waarmee je verschillende locaties op internet bezoekt. GiPACK gebruikt deze cookies om ervoor te zorgen dat de Website gebruikt kan worden zoals bedoeld door GiPACK.

13.2 Bij het eerste gebruik van de Website wordt u gevraagd akkoord te gaan met het gebruik van cookies die GiPACK via de Website gebruikt. Indien u uw toestemming wenst in te trekken, dient u ons hiervan op de hoogte te stellen en de geplaatste cookies via uw browserinstellingen te verwijderen en het gebruik van de Website te staken.

14 Doel

14.1 GiPACK gebruikt cookies op de Website voor de volgende doeleinden:

14.1.1 Zorgen voor een optimaal functionerende website;

14.1.2 De Website ontwikkelen en verbeteren;

14.1.3 Contact met GiPACK via de Website mogelijk maken;

14.1.4 Het analyseren van het gebruik van de Website, waaronder het analyseren welke bedrijven de website van GiPACK bezoeken op basis van IP-adressen;

14.1.5 Het creëren van statistieken over het gebruik van de Website;

15 Welke cookies worden gebruikt

15.1 Hieronder volgt een lijst van de cookies die worden geplaatst, wat ze doen en hoe ze werken.

Geplaatst door	Naam cookie	Wat doet de cookie	Hoe lang
Google, Inc	Google Analytics	Analytische cookie. Monitoring en opslag van analyses van het gebruik van de Website. Deze cookie bevat of verwerkt geen Persoonsgegevens.	2 jaar

 

15.2 Overige cookies

GiPACK heeft niet altijd een duidelijk inzicht in de cookies die door derden via de Website worden geplaatst. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van embedded elementen op de Website. Dit zijn teksten, afbeeldingen of video's die niet op de Website van GiPACK zijn opgeslagen, maar via de Website worden getoond. Indien u op de Website cookies tegenkomt die onder deze categorie vallen en hierboven niet zijn vermeld, laat het ons dan weten. Je kunt ook rechtstreeks contact opnemen met de derde partij en vragen welke cookies zij plaatsen, wat hun reden is om de cookie te plaatsen, wat de bewaartermijn van de cookie is en hoe jouw privacy wordt gewaarborgd.

16 Browserinstellingen

16.1 Als u het niet eens bent met het opslaan van cookies op uw apparaat en/of computer, kunt u uw browserinstellingen aanpassen zodat u een waarschuwing krijgt voordat de cookies worden opgeslagen. U kunt de browserinstellingen wijzigen om alle cookies te weigeren of alleen de cookies van derden te weigeren. Het is ook mogelijk om opgeslagen cookies te verwijderen. Let op: u moet de instellingen wijzigen voor elke browser en elk apparaat dat u gebruikt.

16.2 Het is belangrijk om te begrijpen dat als u cookies weigert, wij niet langer kunnen garanderen dat de Website optimaal functioneert. Hierdoor kunnen verschillende functies verloren gaan of kan een deel van de website niet meer zichtbaar zijn. Het weigeren van cookies betekent niet dat u geen advertenties meer te zien krijgt, het betekent dat u geen gepersonaliseerde advertenties meer te zien krijgt.

16.3 Meer informatie over de instellingen van uw browser is beschikbaar via de helpfunctie van uw browser.

17 Wijzigingen

17.1 Dit Beleid dient van tijd tot tijd te worden aangepast naar aanleiding van wijzigingen in regels met betrekking tot de Website of cookies. GiPACK behoudt zich het recht voor deze Policy zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Op deze pagina staat steeds de meest recente versie van de cookieverklaring.

18 vragen

18.1 Indien je vragen hebt over het gebruik van cookies door GiPACK, neem dan contact op met GiPACK via de gegevens weergegeven in artikel 1.1 van deze Policy.